업무와 다양한 미팅에서 유용하게 적용되는 회의록 작성하는 방법에 대해 알려드리겠습니다.

먼저 회의록이란 회의가 이루어지는 장소에서 이루어지는 모든 내용을 작성하여 보관하는 문서입니다.

하지만, 많은 마케터 분들 중 이 회의록을 안쓰고 넘어가는 경우가 굉장히 많습니다.

그래서 왜 회의록을 써야하는지 부터 어떻게 쓰고, 또 쓰면 왜 좋은지 까지 살펴보도록 하겠습니다.

우선 회의록을 쓰기 전 회의를 왜 하는지에 대한 목적을 살펴볼 필요가 있습니다.

회의의 기본적인 목적은 정보를 공유하고, 의사결정을 하며, 계획을 세우고, 아이디어를 도출하는데 있습니다.

흔히들 마케터분들과 광고주님들도 서로간 다양한 미팅을 통해 의사결정을 하고, 정보를 조율하곤 합니다.

하지만 회의가 끝난 후에는 회의 내용과 다르게 업무가 진행되는 일이 빈번하게 발생합니다.

때문에 미팅과 회의를 하는 것도 중요하지만 이후에 회의에 대한 기록, 즉 회의록을 작성하는 것은 업무에 있어서 매우 중요합니다.

그럼 이제 회의록을 어떻게 쓰는지 알아볼까요?

우선 회의록은 단순한 메모가 아니기 때문에 구성요소가 존재합니다.

일반적인 구성요소로는 보통 5가지 정도가 있습니다.

제일 먼저 회의제목, 날짜, 시간, 장소로

언제 어디서 무슨 주제로 회의를 했는지 기록하기 위함입니다.

장기간 프로젝트나 업무가 오래 이어지는 경우, 일정 기간이 지나고 나면 해당 회의가 언제 진행했던 것인지

잊어버릴 수 있기 때문에 실제 해당 상황에 대한 정확한 안건과 내용들은 명확히 기록으로 남겨두는 것이 좋습니다.

이를 통해 이후 연간 제안을 준비한다던지, 기존 데이터 확인이 필요한 경우 의사소통 없이 회의록 만으로 업무 확인이 가능합니다.

두번째로는 참석자 명단입니다.

늘 동일한 광고주와 미팅/회의를 하는 경우도 있지만

운영진이 많은 경우 해당 회의자리에 따라 참석자가 달라지는 일이 있을 수 있습니다.

따라서 누가 당시 회의에 참석했는지를 기록하여 이후 회의 내용으로 커뮤니케이션할 때 혼동을 줄일 수 있습니다.

세번째로는 주요 안건입니다.

회의 내용의 주요 안건을 먼저 이야기하고 미팅을 진행하는 경우도 있지만

빠르게 회의를 진행할 경우, 궁극적으로 뭘 위한 회의인지 간과할 때가 많습니다.

그렇기 때문에 회의록을 작성할 때에는 회의내용을 대표할 만한 주요 안건을 정해서 작성한다면 좀 더 빠르게 내용 확인이 가능합니다.

네번째는 회의 내용입니다.

사실 이 부분이 제일 중요한데, 어떤 내용으로 회의를 했는지 빠짐없이 작성하는 것이 중요합니다.

만약 회의 내용 중 누락되는 부분이 생긴다면 실제 업무 진행 시 차질이 생길 수 있기 때문입니다.

하지만 회의록 또한 문서의 일부이기 때문에 요약하는 것이 매우 중요한데요.

주요 타이틀과 세부 내용에 대한 명확한 기호 구분을 해주시고 모든 내용 속에 가장 중요한 내용의 첨삭을 통해

간결한 내용정리로 가독성을 높이는 것이 중요합니다.

그리고 주요 팁으로 회의 내용을 정리하는 것도 중요하지만

광고주와 마케터 각각이 처리해야 할 업무나 업무의 데드라인 같은 업무의 가이드라인은 꼭 색표기로 별도 체크해주는 것이 좋습니다.

이를 통해 회의가 끝난 후에도 실무진과 광고주 모두 어떤 내용을 어떻게 처리해야 할지 손쉽게 파악할 수 있기 때문에

여러번의 조율을 거치지 않아도 됩니다.

다음은 체크사항 입니다.

모든 내용이 다 완료되었다고 하면 실제 회의에 참석한 참석자들의 크로스체크가 필요합니다.

이유는 한 사람의 생각으로 문서를 작성하게 될 경우 분명 놓치는 내용들이 발생하기 때문인데요.

가능하다면 참석자 대부분이 해당 회의록을 확인하면서 빠진 것이 없나 내용을 체크하는 것이 중요합니다.

여기서 끝나는 것이 아니라 회의록을 작성한 후에는

1차 회의본으로, 회의에 참석했던 광고주나 상대방 측에게 전달하여 문서를 공유하고

상대방 측에서 내용이 추가되는 부분이 없는지 확인하는 과정이 필요합니다.

해당 과정은 최종 업무진행 전 가장 중요한 부분으로, 이 부분에서의 동기화가 회의록에서 완벽히 진행되어야만

업무 누수를 막을 수 있기 때문입니다.

만약 추가로 광고주나 상대박 측에서 1차 전달한 내용에 정정이 필요하거나, 업무 수정이 필요하다고 하면

회의록 상의 수정을 통해 회의내용 일부를 변경할 수도 있습니다.

회의록에 대한 작성방법을 대략적으로 알아봤습니다.

다음은 회의록 작성 시 유의사항입니다.

제일먼저 말씀드린 것처럼 회의 안건을 빠짐없이 자세하게 기록해야 합니다.

그렇기 때문에 첨삭 과정 전에는 대부분의 내용을 기록하여 빠뜨리는 내용이 없도록 상세히 취합하는 것이 좋습니다.

두번째로 읽기 편하도록 논점을 알기 쉽게 기록해야 합니다.

문서의 특징을 갖고 있기 때문에, 기호화와 색표기 등을 통해 주요 내용이 잘 확인될 수 있도록 정리하는 것이 좋습니다.

세번째로 서로의 체크사항을 기록하여 회의 후 확인해야하는 내용들을 크로스체크하는 과정을 거쳐야하고

네번째로 당연한 얘기겠지만, 사실만을 기재하여 거짓 정보가 담기지 않도록 해야합니다.

마지막으로 누가 작성했는지 서기 이름을 작성해야하며, 회의가 길어질 시 누락하는 내용이 생길 수 있기 때문에

상대방에 양해를 구한 뒤 녹취를 하는 것도 좋은 방법입니다.

회의록 작성 예시안입니다.

워드 형태로 작성하는 것이 일반적이고 빈번하게 회의를 한다면 구글 시트도 좋은 툴이 될 수 있습니다.

어떻게보면 회의도 힘든데 회의 이후에 회의록 작성이라는 업무가 생겨서 번거롭다고 생각할 수 있습니다.

하지만, 5분 10분 시간투자로 업무 미스를 방지할 수 있다는 장점이 있습니다.

그동안 회의록을 작성하지 않으셨거나 어떻게 작성해야 하는지 고민되는 분들에게는 꼭 당부드리고 싶은 내용이기 때문에

꼭 한번 회의록을 작성하는 습관을 들이시는 것을 추천드립니다.

감사합니다.