Part 4. 어떤 방식으로 일할 것인가 - 프로세스 만들기

파트 1에서 왜, 무슨 일을 할 것인지 정하고 파트 2에서 누가, 어떤 리소스를 활용해 진행할 것인지 정했다면 이제는 그 사람들이 어떻게(How) 협업해 결과물을 도출하고 개선해 나갈 것인지 정해야 합니다.

세 번째 파트인 'How' 파트는 목표를 달성하기 위해 사람들이 어떻게 협업하고, 소통하고, 의사결정 할 지를 미리 규정하는 1)워크 프로세스, 2)미팅 리스트, 3)그라운드 룰의 세 가지 세부 파트로 구성되어 있습니다. 순서대로 알아보도록 하겠습니다.

워크 프로세스라고 하면 거창하고 어렵게 느끼는 분들도 있을 것 같은데요. 쉽게 말하면 협업에 참여하는 팀원들 모두 서로 예측 가능하게 일할 수 있는 절차를 만드는 것입니다. 템플릿에 소개된 항목을 순서대로 생각하다 보면 쉽게 정리할 수 있습니다.

워크 프로세스는 팀이 어떻게, 어떤 싸이클을 통해 현재의 목표 대비 달성률을 파악할 것이며 중요한 의사결정을 어떻게 내릴지 합의하는 것을 말합니다. 분기나 월 단위로 목표 달성 현황을 파악하고 결과물을 만들어 나갈 수도 있지만, 최근과 같이 외부 환경 변화가 많은 시기에 혹은 빠른 시도와 검증이 필요한 사업이나 제품의 경우에는 격주나 한 주 단위로도 워크 프로세스를 만들어 나갑니다.

월 단위로 목표를 운영하는 경우 저는 격주 정도로 목표 달성 현황을 파악하고 개선점을 찾기 위한 프로세스를 운영하는 것을 추천합니다. 격주로 워크 프로세스를 운영하게 되면 월이 끝나기 전에 목표 달성 현황을 파악하고, 달성 현황이 좋지 않은 경우 남은 2주 동안 개선점을 찾아 목표 달성을 위한 시도와 노력을 할 수 있기 때문입니다. 

워크 프로세스를 구체적으로 수립하기 위해서는 아래 항목들에 대한 고민이 필요합니다. 아래 항목들을 고민해 워크 프로세스를 매달 혹은 매주 반복되는 캘린더로 등록해 놓습니다. 그러면 팀원들 모두 쉽게 우리가 어떤 프로세스로 협업해 목표를 점검하고 달성해 나갈지를 알 수 있습니다.

• 커뮤니케이션: 우리는 어떻게 현재의 주요 현황을 검토하고, 현재 진행되고 있는 일들의 주요 정보와 결과를 공유할 것인가? 우리가 어떤 일에 집중해 어떤 문제를 풀어야 하는지 어떻게 싱크를 맞추고 의사결정 할 것인가?
   
• 프로젝트 기획: 새로운 일을 시작할 때는 누가 어떤 정보를 기반으로 기획할 것인가? 이에 대한 의사결정은 누가 어떻게 의사결정 할 것인가?
   
• 실행과 리뷰: 실행단계에 들어간 일은 어떻게 진행 상황을 공유할 것인가? 결과가 나오기 시작하면 어떤 방식으로 중간·최종 회고를 하고 개선점은 어떻게 합의할 것인가?
   
• 예산의 사용: 예산을 사용하는 경우 사용 내역과 성과에 대해서는 어떻게 측정하고 공유할 것인가? 예산이 부족하거나 남는 경우 어떤 방식으로 이를 알리며, 후속 조치에 대한 의사결정은 누가 어떻게 할 것인가?
   
• 유관부서와의 협의: 긴밀하게 협업하는 유관부서가 있는 경우 유관부서에 우리가 진행하는 일의 현황과 주요 결과를 어떻게 공유하고 피드백 받을 것인가? 문제가 발생하면 누가 어떻게 이 사실을 알리고 논의할 것인가?
   
• 피드백·코칭: 목표를 달성하는 데 어려움이 있을 때 어떻게 이를 알리고 피드백 받을 것인가? 팀장은 팀원에게 어떤 방식으로 피드백을 주고 코칭할 것인가? 반대로 팀원은 팀장에게 어떻게 피드백을 줄 것인가?
   
• 올핸즈·타운홀: 팀이 정기적으로 만들어내는 결과에 대해서는 어떻게 동료들과 공유하고 또 치하할 것인가? 팀에서 발생하는 좋은 교훈들과 사례들은 어떻게 동료들과 공유할 것인가?

이렇게 워크 프로세스를 정리하고 나면 자연스럽게 미팅 리스트가 만들어집니다. 혼자서 진행할 수 있는 프로세스도 있지만 대부분의 워크 프로세스는 팀장과 팀원들이 만나서, 혹은 팀원과 팀원들이 만나서 진행해야 하는 경우가 많거든요.

정리된 워크 프로세스에서 반복적으로 필요한 미팅이 있다면 이를 1)미팅의 목적, 2)반복 주기와 시간, 3)참석자, 4)미팅의 결과물(혹은 준비물)과 함께 정리하면 미팅 리스트가 도출됩니다. 

'How' 파트의 마지막 구성 요소는 팀의 문화를 정의하는 것입니다. 팀 문화는 협업하는 데 꼭 필요한 태도나 원칙을 정하는 것이라고도 할 수 있겠네요. 정체성, 핵심 가치와 그라운드 룰, 팀의 강점·약점으로 나눠 생각을 정리해 보세요. 팀장이 운영하고 싶은 팀의 모습을 조금 더 구체적으로 팀원들에게 보여줄 수 있습니다. 

• 정체성: 목표를 달성하기 위해 우리 팀이 반드시 가져야 하는 정체성은 무엇인가? (예: 다양한 외부 마케팅 채널의 수준 높은 전문가들이 모인 팀, 작은 규모의 신사업을 폭발적으로 성장시켜 회사의 다음 먹거리를 발굴해내는 개척자들이 모인 팀 등)
   
• 핵심 가치와 그라운드 룰: 이상적인 팀의 정체성을 가지기 위해 팀원들이 반드시 가져야 하는 태도와 행동 원칙. 이를 작성할 때 이미 팀 내에서 이상적인 태도를 보이는 팀원이 있다면 그런 팀원들의 행동을 떠올리며 작성하면 도움이 됩니다.
   
• 팀의 강점과 약점: 팀을 하나의 인격으로 보았을 때 극대화해 활용할 수 있는 강점은 무엇인가요? 반대로 약점은 무엇이고, 어떻게 보완할 수 있을까요? 강점을 새롭게 들어오는 팀원에게 어떻게 전파할 수 있을지 생각해 보는 것도 좋습니다.